Privacy- en cookiebeleid

Privacy staat bij Tactus hoog in het vaandel. Tactus houdt zich aan de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) en andere wetten en regelgeving met betrekking tot privacy en informatieveiligheid.

Je bent cliënt

Wij zijn ons ervan bewust dat je dossier persoonlijke en gevoelige informatie bevat. Wij nemen de bescherming van je gegevens serieus en verwerken je gegevens uitsluitend voor de omschreven doelen.

Hoe verwerken wij je persoonsgegevens?

Als je bij Tactus wordt ingeschreven, gaan wij je persoons- en gezondheidsgegevens verwerken in een elektronisch patiëntdossier (EPD). We doen dat in het belang van je onderzoek en behandeling. Met verwerken bedoelen wij dat wij je gegevens opslaan, aanvullen en verstrekken aan rechtmatige ontvangers. De informatie bewaren we op een veilige manier, die in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving. Alleen medewerkers die wij daarvoor toestemming hebben gegeven, hebben toegang tot de informatie. Na verloop van tijd, verwijderen wij deze gegevens.

Gegevens die wij opslaan in je dossier zijn:

• Naam, adres, contactgegevens (telefoonnummer, emailadres)
• Geboortedatum
• Burgerservicenummer
• Verzekeringsgegevens
• Naam en contactgegevens van je contactperso(o)n(en)
• De reden van je komst bij Tactus (verslavingsprobleem en achtergrond daarvan)
• Verwijsbrief en gegevens van je verwijzer
• Medische gegevens die van belang zijn (uitslagen van lichamelijk onderzoek, allergieën, uitslagen van laboratorium onderzoek)
• Medicatiegebruik
• Vragenlijsten, gespreksverslagen en (psychologische) tests
• Diagnose, begeleidings- en/of behandelplan
• Verslaglegging van de voortgang van je begeleiding of behandeling
• Correspondentie met je verwijzer en andere zorgverleners buiten Tactus die bij je betrokken zijn
• Toestemmingsverklaringen

Bewaartermijnen

We bewaren informatie alleen als die relevant is en als de wet ons daartoe verplicht. De wettelijke bewaartermijn van gegevens is 20 jaar. In uitzonderlijke gevallen wordt een dossier langer bewaard als dat nodig is in het kader van goede hulpverlening. Tactus start de bewaartermijn op het moment dat je behandeling of begeleiding bij ons is afgerond. De bewaartermijn voor dossiers van minderjarigen begint als de cliënt de meerderjarigheidsgrens (18 jaar) bereikt. De Wet verplichte ggz (Wvggz) bepaalt dat het dossier na het einde van de crisismaatregel of zorgmachtiging minimaal 5 jaar moet worden bewaard. Wij mogen deze gegevens niet eerder vernietigen, zelfs niet op jouw verzoek.

Recht op inzage, kopie, correctie en verwijdering

Als je wilt weten welke gegevens Tactus van je heeft, kun je momenteel je behandelaar vragen om samen in je dossier te kijken. Eventueel kun je ook een digitale (of papieren) kopie van je medisch dossier krijgen. Voor ontvangst van een kopie moet je je legitimeren, zodat wij zeker weten dat de kopie bij de juiste persoon terechtkomt. Een kopie van je dossier is gratis. Vanaf 13 september is via Minddistrict online inzage in je dossier mogelijk.

Als bepaalde gegevens in je medisch dossier niet kloppen, dan kun je ons vragen deze gegevens te wijzigen. Je kunt ons ook vragen gegevens in je dossier te wissen om deze niet meer te gebruiken of om na afloop van de behandeling voor het verstrijken van de bewaartermijn je dossier te vernietigen.

In sommige gevallen mogen wij je verzoek weigeren. Het kan zijn dat je ons vraagt gegevens te wissen die wij nog nodig hebben voor bijvoorbeeld financiële of belastingtechnische redenen of als bewijs bij klachten. Bij een verzoek om een dossier te vernietigen kan het in uitzonderlijke gevallen zijn dat wij je verzoek in het kader van goede hulpverlening niet kunnen uitvoeren.

Je kunt een verzoek om een kopie, inzage, wijziging, verwijdering of vernietiging doen door het formulier te downloaden en ingevuld in te leveren bij je behandelaar. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 1 maand, op je verzoek.

Is je behandeling al enige tijd geleden beëindigd, dan kun je het beste je verzoek via het ingevulde formulier bij ons indienen. Dat kan door het in te sturen of in te leveren bij het secretariaat van de afdeling waar je in behandeling bent geweest of sturen naar: vragen@tactus.nl of naar: Tactus Verslavingszorg, Postbus 154, 7400 AD in Deventer. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 1 maand, op je verzoek.

Ben je het niet met onze beslissing eens dan kun je hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bezwaar

In diverse media verschenen berichten dat ggz-instellingen persoonlijke gegevens van cliënten verzamelen en aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) aanleveren. Sommige cliënten, maar ook behandelaars, maken zich zorgen over de privacy. Gegevens over (geestelijke) gezondheid zijn zeer gevoelig van aard. Daarom zijn gezondheidsgegevens door de privacywetgeving extra beschermd.

Elke ggz-instelling dient het gekozen zorgvraagtype (dit is de zorgvraag en problematiek van de cliënt) op de declaratie aan de zorgverzekeraar vermelden. De NZa vraagt deze gegevens ook op. De NZa verklaart expliciet dat zij geen gegevens zal ontvangen die rechtstreeks te herleiden zijn tot individuele patiënten (Tactus levert geen gegevens aan die rechtstreeks te herleiden zijn tot individuele patiënten). En dat de veralgemeniseerde informatie die de NZa ontvangt niet gekoppeld wordt aan bestanden waarmee de informatie alsnog tot individuele personen te herleiden zou zijn.

De autoriteit persoonsgegevens (AP) stelt hieraan strikte voorwaarden. Zo mag de NZa slechts gegevens van alle ggz-patiënten over de periode van één jaar opvragen op basis van de Regeling geestelijke gezondheidszorg en forensische zorg. Mocht de NZa op een later moment opnieuw gegevens nodig hebben voor het nieuwe systeem, dan moet daarvoor eerst een nieuwe wettelijke regeling komen met een onderbouwing van de noodzaak. Bovendien moet die nieuwe regeling dan eerst worden voorgelegd aan de AP, zodat die kan beoordelen of de regeling rechtmatig is en of de privacy van patiënten geborgd is.

De NZa garandeert dat zij de opgevraagde gegevens enkel gebruikt voor de ontwikkeling van het nieuwe systeem van zorgvraagtypering in de ggz. De AP heeft aangegeven dat de NZa dit zwart-op-wit moet vastleggen in een nieuwe versie van de Regeling geestelijke gezondheidszorg en forensische zorg.

Privacyverklaring

Als een cliënt bezwaar heeft tegen het aanleveren van gegevens aan de NZa en aan de zorgverzekeraar voor declaratie, kan de cliënt samen met de regiebehandelaar het formulier privacyverklaring zorgprestatiemodel invullen (zit ook in de cliëntmap). De regiebehandelaar neemt het bezwaar op in het behandeldossier. De gegevens over de zorgvraagtypering en over de diagnose komen dan niet op de factuur terecht en worden niet aan de NZa aangeleverd.

Gegevensuitwisseling

Je gegevens wisselen we uit met je zorgverzekeraar (Zorgverzekeringswet) het Zorgkantoor (Wet Langdurige zorg) of de gemeente (WMO en Jeugdwet). We doen dat om ervoor te zorgen dat je onderzoek of behandeling wordt betaald.

Tenzij wij door een wettelijke regeling verplicht zijn informatie te geven, zullen wij alleen met jouw vooraf gegeven toestemming informatie die in het belang is van je behandeling, aan derden verstrekken (partner, huisarts of een andere organisatie buiten Tactus die bij je betrokken is). Indien je meer informatie wil over aan welke instanties wij informatie aanleveren op basis van een wettelijke verplichting, kun je je wenden tot onze functionaris gegevensbescherming: FG@tactus.nl

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om te zorgen dat het niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens aansluit bij hoe wij met je gegevens omgaan. Tactus blijft verantwoordelijk voor de verwerking.

Veilig mailen door Tactus

Regelmatig versturen wij privacygevoelige informatie via e-mail. Door een e-mail via ZIVVER te versturen, garanderen wij dat vertrouwelijke informatie met de modernste beveiliging wordt verstuurd en dat niemand anders behalve de geadresseerde de inhoud van de e-mail kan lezen. ZIVVER versleutelt informatie en maakt gebruik van ontvanger controle. Wanneer je berichten van ZIVVER ontvangt namens Tactus, kunt je de instructie volgen en de berichten openen via: https://www.zivver.eu/nl/

Veilig mailen naar Tactus met de conversatiestarter

Via Zivver kun jij via mail op een veilige manier vertrouwelijke / gevoelige informatie versturen naar (medewerkers van) Tactus of naar vragen@tactus.nl.  Iedereen kan gebruikmaken van deze conversatiestarter, je hebt hiervoor geen account nodig.

Als je de conversatiestarter start, dan opent er een pagina in de ZIVVER webapp. Op deze pagina laat jij je naam en e-mailadres achter. Vervolgens ontvang je een notificatiebericht in jouw mailbox. Op deze manier weten we zeker dat jij de eigenaar van het opgegeven e-mailadres bent. Via de link in het notificatiebericht kun je een veilig bericht open. Je kunt nu een bericht typen, een bijlage toevoegen en natuurlijk veilig verzenden. 

Wetenschappelijk onderzoek

Tactus houdt zich bezig met wetenschappelijk onderzoek. Het doel van het onderzoek is de kwaliteit van de begeleiding en behandeling te verbeteren. In onderzoek worden geanonimiseerde gegevens van onze cliënten gebruikt. Dat wil zeggen dat de gegevens niet herleidbaar zijn naar personen. Als je ondanks deze privacybescherming toch niet wilt dat je gegevens worden gebruikt voor onderzoek dan kun je dit laten weten aan je behandelaar of een brief sturen naar vragen@tactus.nl of Tactus Verslavingszorg, Postbus 154, 7400 AD Deventer. Het bezwaar wordt opgenomen in je dossier. Het kan voorkomen dat wij onderzoek doen waarbij niet geanonimiseerde cliëntgegevens nodig zijn. In die gevallen vragen wij je toestemming voor het gebruik van je gegevens.

Je bent verwijzer

Om je patiënt te kunnen onderzoeken en behandelen is het noodzakelijk dat wij van jou als verwijzer enkele identificeerbare gegevens vastleggen. Deze gegevens gebruiken wij om met je in gesprek te gaan over de start en afronding van de behandeling met je patiënt. Verder hebben wij je gegevens nodig in verband met het declareren van door ons geleverde zorg bij de gemeente of de zorgverzekeraar.

Je bent sollicitant

Als je bij Tactus solliciteert, geef je toestemming dat we je brief en cv bewaren tijdens de sollicitatieprocedure. Een maand na sluitingsdatum van de vacature, verwijderen we de gegevens als je niet bij Tactus gaat werken. Als wij je brief en cv willen bewaren, vragen we je daarvoor apart om toestemming.

Je bent medewerker

Wanneer je bij ons werkt, moeten wij je persoonsgegevens vastleggen om zaken die voortvloeien uit je arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren.

Je bent bezoeker van onze website

Op onze website staan formulieren voor het aanmelden van een training, het indienen van een tip, suggestie, klacht of het aanmelden voor de nieuwsbrief of het online magazine van Tactus. Door het invullen van een formulier op onze website krijgen wij de beschikking over je persoonsgegevens. Met het achterlaten van je gegevens in het formulier geef je ons toestemming om je gegevens te verwerken voor het doel waarvoor je het formulier hebt ingevuld. Wij zullen je gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandelen en beveiligen en zullen deze nooit met derden delen. Het is altijd mogelijk je af te melden voor het online magazine of de nieuwsbrief.

• Gegevens die wij verwerken zijn: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Wij gebruiken je persoonsgegevens om: contact met je op te nemen of het toesturen van ons magazine of nieuwsbrief
• Wij bewaren je persoonsgegevens zolang wij deze nodig hebben voor het doel waarvoor wij je gegevens hebben gekregen

Cookiebeleid

Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat door je browser op de harde schijf van je computer wordt opgeslagen. Je kunt het gebruik van cookies weigeren door in je browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen je er echter op dat je in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Meer informatie over cookies lees je bij Uitleg cookies en Veilig internetten.

Cookies van Google Analytics

Voor onze website maken we gebruik van de webanalyse-service van Google om te meten hoe de site wordt bezocht en gebruikt. Met deze informatie kunnen we de website optimaliseren. Als men Google Analytics inzet, plaatst Google vanaf deze site cookies bij de bezoeker om zo de benodigde informatie te kunnen vergaren. Deze cookies worden anoniem opgeslagen. Er kan geen persoonlijk profiel uit worden opgemaakt.

In de cookiewet is vastgelegd dat voor gebruik van Google Analytics geen toestemming nodig is van de bezoeker van de website omdat deze dienst geen of geringe inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer. De Analytics-gegevens worden geanonimiseerd verzameld en niet gedeeld met andere Google-diensten. Data bij Google worden maximaal 26 maanden bewaard.

Cookies van Matomo analytics sociale media

Wij maken gebruik van eigen sociale mediaknoppen die je de mogelijkheid geven om informatie van de website te delen op Facebook, Twitter en LinkedIn. Wij gebruiken géén tracking cookies in verband met je privacy.

Reageren op kennisplein

• In de reacties kan je geen vragen stellen aan een hulpverlener, gebruik daarvoor het contactformulier. Bij een crisissituatie neem je contact op met je huisarts.
• De reacties worden door een moderator goedgekeurd. De moderator controleert of er geen kwetsende, beledigende of discriminerende taal gebruikt wordt.
• De reacties zijn openbaar en kan door iedereen gelezen worden.
• Plaats geen adres, telefoonnummer, e-mailadres of anderen herleidbare informatie over jezelf. Vermeld ook geen persoonlijke gegevens en informatie van anderen.
• Promotie voor andere websites e.d. is niet toegestaan
• Het is niet toegestaan (delen van) reacties van het kennisplein elders te publiceren.
• De gedragsregels zijn richtlijnen. De moderator heeft de mogelijkheid en het recht om te bepalen of de gedragsregels in een bepaalde situatie geschonden zijn.
• Wil je een reactie laten verwijderen? Stuur dan een mail naar webredactie@tactus.nl met daarin de link naar het bericht en je naam.

YouTube

Tactus heeft een eigen YouTube-kanaal waarop we filmpjes plaatsen. YouTube is een dienst van Google en verzamelt via een ingesloten YouTube-video bezoekersinformatie en aangepaste voorkeurinstellingen. Tactus heeft daar geen invloed op. Overigens YouTube cookies worden pas geplaatst op het moment dat een ingesloten YouTube-video wordt gestart.

Geluidsopnamen of filmen binnen

Binnen Tactus respecteren wij de privacy van iedereen binnen onze organisatie. Op onze locaties mag je daarom niet fotograferen, filmen of geluidsopnamen maken. Een uitzondering is een geluidsopname van een gesprek met je behandelaar. Een dergelijke opname kan ondersteunend zijn aan je behandeling. Bespreek of overleg dit met je behandelaar. Geluidsopnamen mag je nooit openbaar maken.

Een andere uitzondering is het cameratoezicht. In het kader van de algemene veiligheid kunnen er binnen locaties en op terreinen van Tactus camera’s aanwezig zijn. Het doel van cameratoezicht bij Tactus is het waarborgen van de veiligheid van cliënten, bezoekers en medewerkers van Tactus en het beschermen van hun eigendommen.

Beveiliging persoonsgegevens

Onze systemen en programma’s zijn adequaat beveiligd. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. In dat kader is Tactus gecertificeerd voor de norm NEN 7510 (informatieveiligheid in de zorg) en worden er periodiek in- en extern controles uitgevoerd. Daarnaast nemen wij In het bijzonder de volgende maatregelen:

• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met gebruikersnaam en wachtwoord
• Secured communicatie met server (HTTPS/SSL)
• Met leveranciers van online applicaties zijn verwerkingsovereenkomsten waarin afspraken over beveiliging van je persoonsgegevens zijn vastgelegd
• De fysieke toegang tot servers waar gegevens zijn opgeslagen is beperkt tot geautoriseerde personen

Vragen, klachten, melden van een datalek

Ondanks alle maatregelen die we treffen, kunnen we nooit 100 % garantie geven voor een schending van de privacy. Heb je vragen over de verwerking en bescherming van je persoonsgegevens en je rechten op dit gebied, wil je een klacht indienen, heb je het vermoeden van een datalek of wil je een datalek melden? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Tactus Verslavingszorg.

Greet Doornbos
Functionaris gegevensbescherming
Postbus 154
7400 AD Deventer
T 088 382 28 87
E g.doornbos@tactus.nl